Frida Blog

5 tips til bedre arbejdsgang med automatisering

Af Frida
5 tips til bedre arbejdsgang med automatisering

Praktiske råd til at strømline dine daglige rutiner

En god arbejdsgang er forskellen mellem en produktiv dag og en hvor du føler, du løber i ring. Automatisering kan transformere din workflow – men kun hvis du gør det rigtigt.

Her er fem konkrete tips til at optimere din arbejdsgang med automatisering, baseret på hvad der faktisk virker.

Tip 1: Identificér dine tidslækager

Før du automatiserer noget, skal du vide hvor tiden forsvinder.

Sådan finder du tidslækagerne

Metode: Time-tracking i én uge

Track hvad du bruger tid på i 15-minutters intervaller:

Tid Aktivitet Kategori
8:00-8:15 Email-check Admin
8:15-8:45 Møde-prep Forberedelse
8:45-9:00 Slack-beskeder Kommunikation

Efter ugen, analysér:

  • Hvor meget tid går på rutineopgaver?
  • Hvad gentager sig dagligt/ugentligt?
  • Hvad afbryder dit fokusarbejde?

De typiske syndere

Email-håndtering: 2-3 timer dagligt for mange

Mødebooking: 15-30 minutter per møde

Informationssøgning: 1-2 timer dagligt

Status-opdateringer: 30-60 minutter dagligt

Prioritér baseret på impact

Fokusér på det der:

  1. Tager mest tid
  2. Gentager sig ofte
  3. Kræver minimal kreativitet
  4. Har acceptabel fejlmargin

Tip 2: Automatisér kommunikations-flow

Kommunikation er den største tidssluger for de fleste.

Email-automatisering

Niveau 1: Filtre og regler

  • Nyhedsbreve → automatisk til læsemappe
  • CC-emails → lavere prioritet
  • Specifikke afsendere → VIP-behandling

Niveau 2: Templates og snippets

Opret standardsvar til gentagne henvendelser:

  • Mødeforespørgsler
  • Almindelige spørgsmål
  • Takke-emails
  • Opfølgninger

Niveau 3: AI-assisteret

  • Intelligent prioritering
  • Automatiske svarforslag
  • Opfølgningsautomatik

Messaging-automatisering

Slack/Teams tips:

  • Mute kanaler med lav relevans
  • Sæt status automatisk baseret på kalender
  • Batch notifikationer (check 3x dagligt, ikke konstant)

Eksempel: Morten's kommunikations-flow

Før automatisering:

  • 3 timer dagligt på email
  • Konstante Slack-afbrydelser
  • Glemte opfølgninger

Efter:

  • Email filtreret og prioriteret (1 time dagligt)
  • Slack-notifikationer kun i pauser
  • Automatisk opfølgning efter 3 dage

Resultat: 2 timer sparet dagligt

Tip 3: Skab automatiske triggers

Triggers er handlinger der starter automatisk når noget sker.

Trigger-typer

Tidsbaserede:

  • Hver mandag kl. 9: Ugentlig rapport sendes
  • Hver dag kl. 17: Dagens opgaver opsummeres
  • Første i måneden: Fakturaer genereres

Hændelsesbaserede:

  • Ny email fra VIP → push-notifikation
  • Projekt markeret færdigt → send kundemail
  • Lead udfylder form → opret CRM-entry

Betingede:

  • Hvis email indeholder "urgent" OG er fra chef → top-prioritet
  • Hvis kalender er fri næste time → tillad mødebooking
  • Hvis deadline < 2 dage → påmindelse

Praktisk opsætning

Værktøjer til triggers:

  • Zapier (bredt, brugervenligt)
  • Make (kraftfuldt, komplekst)
  • IFTTT (simpelt, begrænset)
  • Microsoft Power Automate (for Office-brugere)

Eksempel-trigger:

TRIGGER: Email modtaget
BETINGELSE: Afsender er i "Kunde" liste
HANDLING 1: Opret opgave i Todoist
HANDLING 2: Log i CRM
HANDLING 3: Send bekræftelsesmail

Tip 4: Byg rutiner, ikke bare automatiseringer

Automatisering er mest effektiv som del af strukturerede rutiner.

Morgenrutine med automatisering

7:30 - AI briefing ankommer

  • Prioriterede emails
  • Dagens kalender
  • Ventende opgaver

7:45 - Du gennemgår (15 min)

  • Skim briefing
  • Identificer top 3 prioriteter
  • Mental forberedelse

8:00 - Arbejdsdag starter

Med klarhed over hvad der er vigtigt.

Email-rutine

Tjek email 3 gange dagligt:

8:30 (30 min): Morgen-håndtering

  • Gennemgå AI-prioriteret liste
  • Svar på det urgente
  • Kategorisér resten

12:30 (15 min): Middag-check

  • Kun urgente nye emails
  • Korte svar

16:30 (20 min): Oprydning

  • Håndter resterende
  • Planlæg morgendagens emails
  • Inbox til nul

Ugentlig review-rutine

Fredag 16:00 (30 min):

  1. Gennemgå ugens automatiseringer (virkede de?)
  2. Arkivér afsluttede projekter
  3. Forbered næste uges prioriteter
  4. Justér regler hvis nødvendigt

Tip 5: Mål og optimér kontinuerligt

Automatisering er ikke "set and forget" – det kræver løbende optimering.

Hvad skal du måle?

Tidsmålinger:

  • Timer brugt på email før/efter
  • Antal manuelle vs. automatiske handlinger
  • Tid fra email-modtagelse til svar

Kvalitetsmålinger:

  • Fejlrate (forkerte auto-handlinger)
  • Missed items (vigtige ting der blev overset)
  • Feedback fra kollegaer/kunder

ROI:

  • Tid sparet × din timepris
  • Minus værktøjsomkostninger
  • = Netto-gevinst

Optimerings-loop

Ugentligt:

  • Er der automatiseringer der fejler ofte?
  • Er der nye gentagne opgaver der bør automatiseres?

Månedligt:

  • Gennemgå alle aktive automatiseringer
  • Slet eller opdater forældede
  • Identificér næste optimeringsmulighed

Kvartalsvist:

  • Evaluér værktøjsstack
  • Undersøg nye muligheder
  • Beregn samlet ROI

Eksempel: Løbende optimering

Måned 1:

  • Implementér email-filtre
  • Besparelse: 30 min/dag

Måned 2:

  • Tilføj templates
  • Besparelse: +20 min/dag

Måned 3:

  • Tilføj AI-prioritering
  • Besparelse: +30 min/dag

Total efter 3 måneder: 80 min/dag = 6+ timer/uge

Bonus: Undgå disse fælder

Fælde 1: Over-automatisering

Symptom: Du bruger mere tid på at vedligeholde automatiseringer end du sparer.

Løsning: Start simpelt. Automatisér kun det der giver klar ROI.

Fælde 2: Manglende vedligeholdelse

Symptom: Automatiseringer der stopper med at virke eller gør det forkerte.

Løsning: Sæt månedlig review i kalenderen.

Fælde 3: For mange værktøjer

Symptom: 10 forskellige apps der ikke taler sammen.

Løsning: Konsolider. Vælg få værktøjer der integrerer godt.

Fælde 4: Ignorerer den menneskelige faktor

Symptom: Automatiseringer der frustrerer kollegaer eller kunder.

Løsning: Test hvordan automatiseringer opleves af andre. Bevar personlighed.

Implementeringsplan: Din første måned

Uge 1: Analyse

  • Track din tid
  • Identificér top 3 tidslækager
  • Research værktøjer

Uge 2: Basis-setup

  • Implementér email-filtre
  • Opret 5 templates
  • Sæt 2-3 simple triggers

Uge 3: Rutiner

  • Etablér morgen-rutine
  • Implementér 3x email-check
  • Start ugentlig review

Uge 4: Optimering

  • Mål besparelse
  • Justér baseret på erfaring
  • Planlæg næste fase

Konklusion

En bedre arbejdsgang handler ikke om at arbejde mere – det handler om at arbejde smartere.

De fem tips:

  1. Identificér hvor tiden forsvinder
  2. Automatisér kommunikation først
  3. Byg triggers der arbejder for dig
  4. Skab rutiner omkring automatisering
  5. Mål og optimér løbende

Start med ét tip. Implementer det ordentligt. Tilføj det næste.

Din fremtidige selv – med timer af frigjort tid – vil takke dig.

Frida automatiserer de tidskrævende dele af din kommunikation, så du kan fokusere på det vigtige. Start din gratis prøveperiode og oplev en bedre arbejdsgang.